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Pourquoi apprendre à se servir d'un tableur, pourquoi se former à OpenOffice Calc ou Microsoft Excel, quels bénéfices peut-on tirer d'une telle formation ?

À première vue, cette question ne se pose pas ; peut-on un instant imaginer aujourd'hui un travail de bureau sans l'aide d'un tableur : les données seraient, au mieux, éparpillées dans des fichiers texte, les calculs seraient manuels et répétitifs, donc fastidieux et peu sûrs, il serait difficile, voire impossible, de tirer la moindre conclusion d'une série de nombres... Il semble néanmoins légitime de s'interroger : quels bénéfices puis-je concrètement tirer de l'effort et de l'investissement que représente l'apprentissage d'un tableur ?

L'utilisation de base d'un tableur : les bénéfices que l'on tire immédiatement dans sa vie et son travail quotidien, dès le tout début de l'apprentissage à un tableur.

Même l'utilisation basique d'un tableur est tout à fait bénéfique à l'utilisateur, quelle que soit sa profession, car nous sommes tous amenés à manipuler des données qu'il est le plus souvent utile de représenter sous la forme d'un tableau, ne serait-ce que pour une raison de clarté. Déjà là, le tableur s'en donne à coeur joie : lignes, colonnes, bordure, trame, centrer, aligner, fusionner, incrémenter... toutes ses possibilités de mise en forme, et bien d'autres, sont à votre disposition - de quoi réaliser le tableau périodique des éléments ! On peut donc dire qu'un tableur est utile à quiconque a besoin de mettre en forme des données autres que du texte pur.

La gestion de données : les bénéfices que l'on tire de l'utilisation (raisonnable !) d'un tableur en tant que gestionnaire de données.

Viennent ensuite les fonctionnalités qui permettent de trier ou de filtrer vos données. À condition que vos besoins se limitent à interroger une seule table à la fois, le tableur vous rendra les mêmes service qu'une base de données : triez et filtrez à votre aise et interactivement, sans écrire la moindre ligne de code ! En revanche, au-delà d'une table à la fois, il faut passer à un gestionnaire de base de données, le tableur sera vite dépassé, et vous avec lui...

Le calcul : l'essence, la raison d'être d'un tableur.

Ensuite le calcul proprement dit, même pour les utilisations les plus simples : calculer un total ou une moyenne. Bien sûr, il est possible de les calculer sans tableur, évidemment. Mais un tableur garde inlassablement toutes les valeurs dans ses cellules, tout en nous donnant le résultat immédiatement, à chaque mise à jour. Plus fort : il nous permet ensuite de modifier les valeurs, d'en ajouter, d'en supprimer. Le résultat s'affiche instantanément. Viennent ensuite, toujours dans le cadre de la mise en forme, les formats: standard, monétaire, scientifique... sans mentionner les formats personnalisés, créés par l'utilisateur lui-même.

Les tableaux croisés dynamiques : l'art de créer instantanément des tableaux qui demandaient auparavent des jours de travail.

En matière de fonctionnalités, les tableaux croisés sont un véritable bijou - voilà ce qui sera à votre portée après avoir appris à vous en servir : filtrer vos rapports pour mettre en évidence vos 5 meilleurs clients ou vos 10 produits les plus rentables ; procéder à des analyses croisées et comparer le chiffre d'affaire à période comparable par vendeur, produit ou région ; synthétiser vos ventes par mois, trimestre ou année, etc., etc. En un mot, vous serez à même de répondre presque instantanément à n'importe quelle requête hautement ciblée, quelle que soit sa complexité, par des rapports parfaitement précis, clairs et parlants.

Le solveur : l'outil qui permet de donner une réponse à des problèmes complexes, où la valeur cible exacte dépend de plus d'une variable.

Eh oui ! Dans ce cas, la commande Valeur cible ne suffit plus. C'est là qu'intervient le Solveur, cet outil si puissant et si peu connu des tableurs modernes, capable de résoudre des problèmes impliquant plusieurs cellules variables et trouver les combinaisons de ces variables qui maximisent, minimisent ou optimisent la cellule cible. De plus, il permet de spécifier une ou plusieurs contraintes au problème, c'est-à-dire une ou plusieurs conditions que les cellules variables doivent remplir pour répondre aux exigeances de la situation.

Les formules et les fonctions integrées : le composant fondamental, l'épine dorsale d'un tableur !

Chapitre important s'il en est quand on parle d'un tableur, les formules et les fonctions integrées restent en grande partie méconnues, alors qu'il est difficile de créer des feuilles de calcul efficaces sans une bonne connaissance de ce domaine. Il suffit pourtant de comprendre quelques mécanismes de base de la syntaxe des formules et de se familiariser avec les principales catégories de fonctions integrées (statistiques, financières, texte, date, matricielles, etc.) pour libérer toute la puissance de feu d'un tableur, qu'il s'agisse d'OpenOffice Calc ou de Microsoft Excel !

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